延岡城・内藤記念博物館 和室棟及び日本庭園の使用料金の誤徴収について

延岡城・内藤記念博物館 和室棟及び日本庭園の使用料金の誤徴収について

1．事務処理ミスの概要

　延岡城・内藤記念博物館は開館した令和4年度より、施設の管理運営に関する業務（以下、当該業務という）を指定管理者が行っており、当該業務の一つとして「延岡城・内藤記念博物館条例（以下、条例という）」に定められている和室棟及び日本庭園の使用料金の徴収業務及び市への納付業務があります。

　この徴収業務において、令和6年度（令和6年11月5日～令和7年2月21日）に行われた財政援助団体等監査により、令和5年度における指定管理者の金額算定方法等誤りによる過徴収が判明したため、開館した令和4年度から令和6年度までの使用料金について再度確認を行った結果、以下の過徴収及び徴収不足が判明しました。

2．誤徴収の内容

• 誤徴収の件数
  37件　26団体（令和4年度～令和6年度の3年間）
• 過徴収
  26件　965円（使用料金を返還する必要のあるもの）
• 徴収不足
  11件　5,618円（使用料金を徴収する必要のあるもの）

【過徴収】

• （和室棟）10円未満の端数を切り捨てず端数金額まで徴収していました（19件）
• （和室棟）正午から午後1時までの使用は午前料金の20％を加算するところを、午後料金を加算して徴収していました（5件）
• （和室棟）午前のみの使用に対して午後の料金を適用する等、料金区分を誤って徴収していました（2件）

【徴収不足】

• （和室棟）延長料金の徴収漏れがありました（8件）
• （和室棟）午前から午後1時を超える使用は、午前料金と午後料金の合計額となるところを、午前料金と午前料金の20％を加算して徴収していました（1件）
• （和室棟）使用者がイベント参加者等から入場料を徴収する場合は、条例の定めに基づき各利用時間帯に定める使用料金を30％加算した使用料金とするところを、加算をせずに通常料金で徴収していました。（1件）
• （日本庭園）4時間の使用に対して、1時間の使用料金で徴収していました（1件）

3．原因

　和室棟と日本庭園の使用料金は市の歳入となるため、使用料金は観覧料や物品の売上と共に指定管理者が徴収し、市へ金額等の報告がなされ、市が確認作業を行った後に、指定管理者が市への入金を行う流れとなっています。

1. 市は、金額等の確認作業の際に使用料金等について誤りがないかのチェックが不十分あったため、指定管理者が条例で定める使用料金及び算定方法を誤って徴収している事に気付かず、使用料金の誤徴収が継続してしまいました。
2. 指定管理者は、条例で定める使用料金及び算定方法について理解が十分でなく、徴収した金額に誤りが無いかの確認も十分に行っていませんでした。

4．判明後の対応​

• 誤徴収をしていた使用者の方々への説明と謝罪を行いました。
• 適正な使用料金との差額は、早急に返還もしくは追加徴収ができるよう手続きを進めております。

5．再発防止策

【共通】

• 市と指定管理者で、条例に基づく使用料金の徴収方法についての再確認を行うとともに、毎年度当初に確認のための協議の場を設けることとしました。さらに、今後も毎月1回等定期的に指定管理者と協議を行う場を設け、連携を深めていきます。
• 料金の計算間違い防止のため、使用料金を計算するためのエクセルシートを作成しました。使用者から提出される使用許可申請書をもとに使用場所、使用開始時間及び終了時間、イベント参加料等の徴収の有無を入力すると、延長料金や料金加算が自動計算され、正しい使用料金の確認ができるようにしました。エクセルシートはヒューマンエラーを無くすため、可能な限りプルダウン方式とし、入力の誤りを防ぐ機能や、計算式の改変ができない機能を持たせたシステムとしています。

【延岡市】

• 市は、指定管理者から和室棟と日本庭園の使用料金についての報告があったときは、毎回、使用許可書（写し）と退出チェック表をもとに使用時間を確認し、使用料金の徴収間違いが無いかエクセルシートで確認を行うようにしました。

【指定管理者】

• 使用許可書の作成時にエクセルシートで使用料金を確認するようにしました。
• 実際の使用時間を明確にするため、和室棟の使用終了時に使用者立ち合いのもと退出チェック表の作成を行うようにしました。
• 退出チェック表に記載した使用（実績）時間が、使用許可書に記載する時間を超過した場合は、エクセルシートに使用（実績）時間を入力して、延長に伴う追加料金の確認を行った後、徴収するようにしました。
• 市に対して観覧料や物品の売上及び、和室棟と日本庭園の使用料金について報告を行う際に、エクセルシート及び使用許可書（写し）と退出チェック表も一緒に提出するようにしました。