源泉徴収票の誤作成による誤送付及びそれに伴う個人情報の漏えいについて

　本課が事務局となっている検討委員会に外部委員が出席した際、委員会出席者へ謝金を支払うとともに、所得税の源泉徴収を行っており、令和6年1月～12月中の支払金額等に関する源泉徴収票を令和7年1月に送付しております。
　このうち2名（Ａ様、Ｂ様）の方の源泉徴収票について、Ａ様の源泉徴収票をＢ様の住所へ、Ｂ様の源泉徴収票をＡ様の住所へ送付してしまいました。このことにより、個人情報がご本人以外に渡されたことが判明しました。

　誤送付となったお二方、並びに市民の皆様に対し、深くお詫びいたしますとともに、適正であるべき事務処理に誤りがあり、さらに個人情報が記載されたものを間違って送付したことを深く反省し、今後再発防止と適正な事務処理を再度徹底し、行政の信頼を確保してまいります。

　源泉徴収票は、報酬等の支払を行った課（今回は経営政策課）が職員課へ報告し、この報告資料をもとに、「源泉徴収票」及び「封筒に貼る宛名シール」が作成され、これを用いて対象者へ送付します。

　報告資料を作成する際、Ａ様とＢ様の住所を入れ違えて入力し、そのまま報告してしまいました。
この結果、
■「（1）Ａ様の氏名とＢ様の住所、Ａ様の報酬金額が記載された源泉徴収票」と
　「Ａ様の氏名とＢ様の住所が記載された封筒に貼る宛名シール」
■「（2）Ｂ様の氏名とＡ様の住所、Ｂ様の報酬金額が記載された源泉徴収票」と
　「Ｂ様の氏名とＡ様の住所が記載された封筒に貼る宛名シール」
が作成され、これにより誤送付が発生しました。

　今回の誤送付は、職員課へ報告する資料を作成した際に、正しい情報が入力されているかを確認するという基本的な確認作業を怠ったことに起因するものであり、報告資料を提出する前や源泉徴収票を発送する前に確認を行うことでも防ぐことができたものです。

2件

　1月30日木曜に、令和6年1月～12月の期間中に本課より謝金を支払った8名の方々に源泉徴収票を送付し、この中で（1）（2）も発送しました。
　1月31日金曜に、「（2）Ｂ様の氏名とＡ様の住所及びＢ様の報酬金額が記載された源泉徴収票」が返送されたため、（2）を2月3日月曜にＢ様の勤務先宛に再度送付しました。
　2月4日火曜に、源泉徴収票を送付した8名のうち1名の方（Ａ様・Ｂ様以外の方）から記載内容に係る問い合わせを受け、内容を確認していたところ、2月5日水曜に、（1）（2）のように、Ａ様とＢ様の氏名と住所を入れ違えて送付していることが判明しました。

　なお、このお二方以外の源泉徴収票については、氏名及び住所の記載誤りはありませんでした。

　2月6日木曜にＢ様に電話し、事情を説明するとともに、「（1）（2）源泉徴収票」を回収したい旨を伝えました。
　2月7日金曜にＢ様と面会し、説明と謝罪を行うとともに、「（2）Ｂ様の氏名とＡ様の住所及びＢ様の報酬金額が記載された源泉徴収票」を回収しました。
　「（1）Ａ様の氏名とＢ様の住所、Ａ様の報酬金額が記載された源泉徴収票」は、Ｂ様の住所へ送付されていましたが、同日にＢ様に確認したところ所在が分からないとのことでした。また、Ａ様のお宅にも訪問し、今回の経緯を説明するとともに、謝罪を行いました。
　今後、正しい源泉徴収票の準備ができ次第、両者へお渡しします。

　個人情報が記載された文書を送付する際には、誤送付が個人情報の漏えいとなることの重大性を今一度認識し、徹底してまいります。
　今回のミスは、職員課への報告資料を作成した際に、記載内容を複数の目で確認するという基本的な確認作業を怠ったことによる事務処理ミスです。

　今後は、本人が氏名・住所等の個人情報を記入した委員就任承諾書を証拠書類として、「報告資料作成時」、「源泉徴収票作成の事前確認時（11月）」、「源泉徴収票送付時（1月）」の合計3回、複数の目により証拠書類と照らし合わせて内容確認を徹底してまいります。
　また、これとあわせて、より適正に事務を進めることができるよう検討します。

　なお、2月10日月曜に市個人情報保護委員会を開催し、審議した結果、本事案は、国への個人情報保護委員会へ報告が必要な案件に該当しませんが、再発防止策について、委員である全部局長を通じて庁内に情報共有し、市全体の事務処理ミス防止、個人情報漏えいの防止を図りました。