原材料費の過払いについて

　この度、原材料費の支払いについて過払いしていたことが判明しましたので、ご報告いたします。
　関係事業者様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫びして、今後の再発防止と適切な事務処理を徹底してまいります。

　令和7年1月22日に土のう製作のため、単価契約している業者を直接訪問し、海砂計2立方メートル（1立方メートルずつ2回・原材料費：8,800円）を購入・納品後、2月上旬に業者から、1月購入分の請求書（2立方メートル分8,800円）の郵送があり、1月分の支出命令の処理を令和7年2月5日付けで行いました。
　その後、担当者の手元に1月分（1月22日購入の海砂2立方メートル分）の納品書が残っていたため、請求書を紛失したと誤認識し、業者から再度、請求書をもらい、令和7年2月13日付けで2回目の支出命令の処理（原材料費：8,800円）を行い過払いとなりました。
・過払い件数：1件　　・過払い金額：8,800円

正）納入品：海砂　4,400円（税込）/立方メートル×2立方メートル＝8,800円
誤）納入品：海砂　4,400円（税込）/立方メートル×2立方メートル×2回＝17,600円
※1回分の8,800円が過払い

　業者より「納入した量より多く支払いがされている」と電話連絡があり、支払い状況を確認したところ、1月購入分：8,800円を2回支払っていることが判明しました。

・担当者は、この海砂の支払いは2月5日以降に支払うつもりでいたが、誤って他の支払いと一緒に請求書（この際、納品書を添付していなかった）のみを庶務担当者に渡していた。
・納品書が添付されていない状態であったが、庶務担当者により支出命令書が作成され、決裁処理された。
・担当者が担当係長及び庶務担当者に支払い状況を口頭のみで確認しており、エクセルの予算管理表や財務管理システム内での確認を怠っていた。

業者に過払いとなっていることを直接謝罪し、返納手続きを行ってもらいました。
（3月12日返納確認済み）

・購入者、担当者、担当係長のみが納品書に押印し確認を行っていましたが、支出命令書を作成の際、納品書に庶務担当も押印し、支出命令書を作成したことが分かるようにします。
・庶務担当者は請求書に納品書や見積書等の書類が添付されていない場合は、支出命令書を作成しないようにします。
・支出命令の処理状況に疑義が生じた場合は、必ず財務管理システムを用いて確認します。

令和6年度同予算内の中で、当該案件以外で未払いや過払いは確認されませんでした。