除草業務委託における見積金額の誤認について

　都市計画課所管の除草業務委託（野田第2街区公園外除草業務委託）につきまして、見積金額の誤認が判明しました。
　関係事業者の方々並びに市民の皆さまに対し、心からお詫び申し上げます。

　本業務は、「お盆までに公園の草刈を行ってほしい。」との市民要望を受け、早急な対応が必要となった公園のうち、3公園の草刈を一括で委託するもので、随意契約により3事業者へ見積依頼をしました。
　本来、随意契約に付する際は、事業者から提出された見積について、複数の職員により見積比較を行い、最も低い見積金額を提示した者と契約を締結することとしています。
　しかし、今回は、担当職員のみで見積比較を行い、見積金額が2番目に低い事業者（A事業者）を最も低いと誤認( 表1：A事業者見積書の諸経費(10%)分を消費税と誤認 )し、A事業者に対し、口頭で契約決定・現場作業の着手を指示しました。
　その後、担当職員が作成した見積結果表を別の職員がチェックしたところ、見積金額の誤認が判明しました。

　令和7年8月1日(金曜日)に、担当職員1名でA・B・C3事業者の見積比較を行い、この時に「見積金額が最も低いのはA事業者である」と誤認しました。
　そして、担当職員はその誤った結果をもとに、A事業者を契約の相手方に決定したことを3事業者へ連絡を行いました。併せて、お盆までに草刈を終わらせなければならないとの急ぐ認識もあったため、担当職員がA事業者へ現場着手の指示を口頭で行いました。
　8月12日(火曜日)に係長が関係書類の確認を行ったところ、見積結果表に記載があるA事業者の見積金額の誤りに気づき、B事業者が最も低い見積金額であることが発覚しました。A事業者に現場作業の確認のため連絡を行ったところ、すでに現場の作業が終了していました。

　本来、課長・補助職員2名の3名で見積比較をすべきところを怠り、担当職員のみで確認を行ってしまいました。
　また、3事業者へ連絡をする前に、課長及び他の補助職員に見積比較の確認を依頼すべきところも失念し、複数名での見積比較を怠ったままＡ事業者との契約事務を進めてしまいました。
　Ａ事業者より契約書類が提出された際も、担当職員が不在だったこともあり、さらに事態の判明に時間を要しました。

　当該委託業務は現場作業が既に完了しており、担当職員がA事業者に連絡し、指示を行った時点で民法上の契約が成立していたとして、Ａ事業者との契約を有効とみなし、代金支払事務を進めます。
　また、見積比較に誤認があったことについて3事業者へ一報を入れるとともに、最も低い見積金額を提示していたB事業者を訪問し、今回の経緯説明および謝罪を行い了承を得ています。

　延岡市随意契約ガイドラインの遵守及び見積比較を複数名で行うことの意義について課内OJTを開催し、改めて理解を深めます。そして、課長・補助職員2名の3名について、あらかじめ見積比較日時を決めておくこととします。
　また、今回の事務処理ミスの原因の一つに「お盆までの作業」という急ぎの案件となってしまったことを踏まえ、改めて、草刈に関する状況を早めに係員全員で共有し、時間的・心理的余裕をもって外部委託の発注を行うことが出来るよう事務処理を行います。