児童扶養手当所得状況届の誤送付及びそれに伴う個人情報の漏えいについて

1．概要

　児童扶養手当の制度では、例年7月から9月までの間に新規の認定請求を行った方は、その年の11月分からの児童扶養手当の額について、前年1年間の所得に基づく額改定を行うため、所得状況の届出を行うことになっています。

　今回、該当する26名の方に所得状況届出の案内文書を送付しましたが、このうち1名の方の個人情報（氏名、住所、令和5年の所得額）が記載された所得状況届を別の方宛の封筒に封入していました。このことにより、お一人の方の個人情報がご本人以外に渡され、また、誤った所得状況届が届いた方につきましても、ご本人の所得状況届が届いていなかったことが判明しました。（お一人の方の所得状況届を誤って2枚印刷してしまったため、ご本人以外の所得状況届が届いてしまった一方、その方の所得状況届は印刷していなかったため、後日お届けすることとなりました。）

　誤送付となった対象世帯の皆様、並びに市民の皆様に対し、深くお詫びいたしますとともに、適正であるべき事務処理に誤りがあり、さらに個人情報が記載されたものを間違って送付したこと、また、本年9月と同様の事務処理ミスを繰り返してしまいましたことを深く反省し、今後再発防止と適正な事務処理を再度徹底し、福祉行政の信頼を確保してまいります。

2．事務処理ミスの原因

　所得状況届出の案内の際は、窓あき封筒を使用し、案内文書と所得状況届を同封しています。

　予め、26名の案内文書（宛先の表示有り）を準備し、この文書と同封する個人情報が記載された所得状況届を印刷しましたが、上記1．中のカッコ書きにもありますように、この際にお一人の方の所得状況届を2枚印刷し、このうち1枚を別の方宛の案内文書と同封してしまいました。

　これは、所得状況届を印刷する際の確認が不足していたことやシステムの一括での印刷処理機能を使っていなかったことに起因するものであり、また、封入する際と封緘する前に行う確認を適切に行うことでも防ぐことができたものです。

　今回、封入する際と封緘する前に行う確認を一人の職員で行っており、9月に同様の事務処理ミスが発生した際に決定した再発防止策（二人の職員で確認する）の徹底を重視していないためにミスが起きてしまったところです。

3．誤送付の件数

　　1件

4．事務処理ミス判明の経緯

　令和6年の7月から9月までの間に児童扶養手当の新規の認定請求があった26名の方々に対し、10月7日（月曜日）に所得状況届出の案内文書を発送いたしました。

　10月10日（木曜日）にお一人の方から電話で、別人の所得状況届が送られてきた旨の連絡がありました。当日中に残り25名の方々にも訪問や電話で確認しましたところ、ご連絡をいただいた方以外の誤送付はありませんでした。

5．対応

　10月10日（木曜日）に、本人の所得状況届が別の方に届いた方のお宅を訪問し、説明と謝罪を行いました。また、別の方の所得状況届が届いた方のお宅を訪問し、正しい所得状況届をお渡しするとともに、誤って送付した所得状況届を回収し、あわせて説明と謝罪を行いました。

6．再発防止策

　個人情報が記載された文書を発送する際には、誤送付が個人情報の漏えいとなることの重大性を今一度認識し、徹底してまいります。

　今回のミスは、案内文書の宛先と所得状況届の人物が一致していることを確認するという確認作業を一人の職員で行ったことによる事務処理ミスであり、9月に同様の事務処理ミスが発生した際の再発防止策（二人の職員で確認する）が徹底されていなかったことによるものです。

　個人情報の漏えいはあってはならないとの認識のもと、今後は、封入する際と封緘する前に、送付対象者の一覧表を作成し、それぞれ別の職員が、案内文書の宛先と所得状況届の人物が一致しているかの確認を一覧表も使用して徹底し、且つ、確認作業が完了した時点で、発送する前に、担当係長と課長に報告することを義務付けし徹底してまいります。

　また、所得状況届の印刷の際に、お一人の方の所得状況届を2枚印刷したことにつきましては、システムに一括での印刷処理する機能があるため、この機能を使い、2重に印刷することを防止します。

　さらに、個人名が記載された2枚の紙を同封することにより起きた事務処理ミスでもあるため、送付先の宛名と個人情報が記載された書類を1枚の紙にできないかなど、入れ間違いが起きる要因を無くす方法についても取り急ぎ検討します。

　なお、本件事案、再発防止策について、10月11日（金曜日）に市個人情報保護委員会を開催し、委員である部局長を通じて庁内に情報共有し、市全体の事務処理ミス防止、個人情報漏えいの防止を図りました。