児童扶養手当証書の誤送付及びそれに伴う個人情報の漏えいについて

1．概要

児童扶養手当証書（以下、「証書」という。）につきましては、住所変更などの届出があった受給資格者に対し、記載内容を更新した証書を送付しています。

今回は、8月中に住所変更の届出をされた4名の方に新しい証書を送付しましたが、この4名全ての方に対し、証書の誤送付（証書の入れ間違い）があったことが判明しました。

且つ、証書には個人情報等（氏名、生年月日、住所、手当額、対象児童数、支払金融機関名、証書番号、受給開始年月）が記載されており、この情報が本人以外に渡されることになってしまいました。

誤送付となった対象世帯の皆様、並びに市民の皆様に対し、深くお詫びいたしますとともに、適正であるべき事務処理に誤りがあったこと、さらに個人情報が記載されたものを間違って送付したことを重く受け止め、今後再発防止と適正な事務処理を徹底し、福祉行政の信頼を確保してまいります。

2．事務処理ミスの原因

新しい証書の送付の際は、窓あき封筒を使用し、送付通知書（宛先の表示有り）と証書を同封しています。

この封入の際に、送付通知書の宛先と異なる方の証書を封入し、送付していました。これは、封入する際と封緘する前に行う基本的な確認を怠ったことによるものです。

3．誤送付の件数

4件

4．事務処理ミス判明の経緯

8月中に住所変更の届出があった受給資格者4名に対し、9月4日（水曜）に新しい証書を発送いたしました。

9月6日（金曜）に1名の方から電話で、別人の証書が送られてきた旨の連絡があり、9月9日（月曜）までに残り3名の方にも確認しましたところ、この3名の方に対しても、誤送付があったことが判明しました。

5．対応

9月10日（火曜）までに、4名全ての方とお会いし、正しい証書をお渡しするとともに、誤って送付した証書を回収し、あわせて説明と謝罪を行いました。

6．再発防止策

個人情報が記載された文書を発送する際には、誤送付が個人情報の漏えいとなることを今一度認識し、徹底してまいります。

今回のミスは、送付通知書の宛先と証書の人物が一致していることを確認するという基本的な確認作業を怠ったことによる事務処理ミスです。個人情報の漏えいはあってはならないとの認識のもと、今後は、封入する際と封緘する前に、それぞれ別の職員が、送付通知書の宛先と証書の人物が一致しているかの確認を再度徹底してまいります。

また、個人名が記載された2枚の紙を同封することにより起きた事務処理ミスであるため、送付先の宛名と証書を1枚の紙にできないかなど、入れ間違いが起きる要因を無くす方法についても取り急ぎ検討します。

なお、本件事案、再発防止策について、9月12日（木曜）に市個人情報保護委員会を開催し、委員である部局長を通じて庁内に情報共有し、市全体の事務処理ミス防止、個人情報漏えいの防止を図りました。