特別児童扶養手当認定請求受付事務における戸籍謄本の紛失について

　特別児童扶養手当の認定請求受付事務において、職員が市民の方から提出された戸籍謄本を紛失する事務処理ミスが発生しましたので報告いたします。
　対象者の方をはじめ、市民の皆様に深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。

　令和6年2月7日に相談対応を行い、27日に県に進達しました「特別児童扶養手当認定請求書」について、県より3月5日に申請者本人の戸籍謄本が不足している旨の指摘がありました。
　このため、申請者本人に連絡を行い、戸籍の提出を求めたところ、既に2月7日の相談対応時に提出済みである旨の回答があったところです。
　このため、市民課に発行記録の確認を行ったところ、同日付けで交付の履歴を確認いたしました。
　市民課と障がい福祉課は、市役所の同一フロア内にあるため、戸籍謄本を取得後、本課で手続きすることは、他の申請者と同様の流れであるため、申し出について疑義はなく、提出せず紛失したとは考えにくいと推測されます。
　よって、令和6年2月7日から2月27日までの間に、当課内で紛失したものと考えます。
　なお、書類については、執務室外に持ち出すことはありませんので、個人情報の流出については、現在のところ確認されておりません。
　対象者の方に対しまして、既に謝罪を行っており、県には再度取得いただいた戸籍を進達済みであります。

　1名

　申請者本人に謝罪するとともに、再度戸籍謄本を取得（無料）いただき申請手続きを行ったことで、遅れも生じさせず支給することができるようにしました。（2月受付分はもともと4月に支給することとなっている。）

（1）事務処理ミスについて
　対応受付記録がない状態で受付をし、書類を紛失してしまったことから、今後、対応記録を確実に残すとともに、受付を行った内容がその後どうなっているのかをチェックできるリストを作成し、係全体でチェックすることとします。
（2）公表の遅れについて
　事務処理ミスの上司や市長・副市長への報告が遅れたことは、事務処理ミスを軽視していたと言わざるを得ず、今後報告遅れが絶対にないよう対応します。