介護保険料納入通知書等の誤送付に伴う個人情報の漏えいと介護保険料の還付漏れ及び誤還付について

　介護保険関係書類の送付先住所の登録誤りにより、介護保険料納入通知書等の書類を別人へ送付したことで個人情報が漏えいし、併せて介護保険料の還付漏れ及び誤還付が発生していたことが、令和7年7月に判明しました。
　この事案により、本来納入通知書等の書類及び還付金を受け取るべき方、並びに別人に関わる関係書類の誤送付及び誤還付を受けた方に多大なご迷惑をおかけしたことについて、深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。

概要

　令和7年7月22日、本来、介護保険料の納入通知書を受け取るべき被保険者Ａとは別人の被保険者Ｂ（故人）の親族の方から、被保険者Ａの介護保険料の納入通知書が届いているとの連絡が介護保険課にありました。
　調査の結果、令和5年に被保険者Ｂが死亡したことに伴い、介護保険料の還付金が発生したことから、同年6月下旬、被保険者Ｂの親族より受理した関係書類をもとに、その親族を被保険者Ｂの送付先としてシステムに登録する際、誤って被保険者Ａにも同じ送付先を登録してしまったため、被保険者Ａに関する関係書類は、今般、被保険者Ｂ（故人）の親族の方から連絡を受けるまでは、この親族の方に送付していたことが判明しました。
　また、その間、被保険者Ａに関しては、賦課情報の変更により、令和6年度の介護保険料において還付金12,620円（2回分）が発生しましたが、この関係書類に関しても、被保険者Ｂの親族の方に送付し、この親族の方に対して還付を行っておりました。
　この結果、被保険者Ａに関する令和6年度から7年度の介護保険料の納入通知書、及び令和6年度の還付金の関係書類（2回分）が、誤って被保険者Ｂの親族に送付されたことになり、納入通知書には、被保険者Ａの氏名、住所、生年月日のほか、介護保険料年額、年金収入額などが記載され、還付通知書にも被保険者Ａの氏名、住所、還付金額が記載されていたことから、これらの個人情報が無関係の方に漏えいしたことが判明しました。
　また、介護保険料の還付金12,620円に関し、被保険者Ａへの還付漏れ、及び被保険者Ｂの親族の方へ誤還付していることも判明しました。

原因

　介護保険課では、被保険者の死亡に伴い、介護保険料の還付がある場合の振込口座と併せて、当該被保険者に係る今後の通知の送付先について、親族の方に介護保険資格喪失届を提出していただき、それらの情報をシステムに登録しております。
　しかし、本件は、令和5年6月下旬に、死亡した被保険者Ｂの資格喪失届を受け付けた職員がシステムで対象者検索を行った際に、氏名で検索を行った結果、被保険者Ｂと住所・氏名が酷似する別人の被保険者Ａを誤って選択し、その送付先として被保険者Ｂの親族を登録したものです。
　なお、通常は登録後すぐに登録内容の確認作業を行いますが、繁忙期で窓口が混雑していたため、この確認作業を中断して窓口対応を行い、対応終了後に確認作業を再開した際に、本来の対象者である被保険者Ｂを選択したところ、登録すべき送付先が未登録であったことから、あらためてその親族を登録し、先に行った被保険者Ａへの誤登録に気付くことはありませんでした。
　その後、複数人での確認作業を行っておりますが、その際、被保険者Ｂの送付先は正しく登録されていたことから、最終的に先に誤登録した被保険者Ａについては認識されることはありませんでした。

漏えいの件数等

1人分（令和6年度及び7年度の介護保険料の納入通知書、及び令和6年度の還付金の関係書類（2回分）の誤送付）

漏えいした個人情報の内容

被保険者Ａの氏名、住所、生年月日、住民税課税情報、所得情報、年金の種類及び収入額、保険料年額、還付金額、口座情報

還付漏れ及び誤還付の内容

令和6年度の介護保険料のうち還付すべき金額（誤還付した金額）
（2回分 計12,620円）

事案発生後の対応

　事案判明後すぐに、被保険者Ａ及び被保険者Ｂ（故人）の親族の方に謝罪し、被保険者Ａには、令和6年度の還付関係書類、及び令和6年度及び7年度の介護保険料の納入通知書について説明を行い、既に還付が終了しております。
　また、被保険者Ｂ（故人）の親族の方には、誤って還付した介護保険料について説明し、延岡市への返還についてご了解いただいています。
　なお、被保険者Ａの送付先については正しい情報に修正を行うとともに、他に同様の案件がないか確認を行いましたが、該当者はいませんでした。

再発防止対策

• 文書送付先などの被保険者情報をシステムに登録する場合や、特定の個人を検索・選定して業務を行う場合については、検索・選定誤りを未然に防止するため、原則として個人を特定できる被保険者番号により検索し、確認するよう徹底します。
• 文書送付先異動情報を毎月システムから抽出し、その出力件数と関係書類の件数との比較などから、別人への誤登録や登録漏れなどが発生していないかの確認を行います。
• システム登録の作業を行う際は、事務の輻輳による誤登録を未然に防ぐため、登録作業中は窓口・電話対応を行わないよう職場環境を見直します。
• 本事案を踏まえ、送付先の誤登録が個人情報漏えいに繋がることはもとより、関係する市民の皆様へ与える影響の重大さを改めて職員に認識させ、事務処理ミス防止の意識醸成を図ります。