メール送信に係る事務処理ミスについて

　総合福祉課が所管する社会福祉法人の監査業務において、メール送信に係る事務処理ミスが発生しました。

　相手方をはじめ、市民の皆様に深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。

1．概要

　総合福祉課が行う社会福祉法人の実地監査において、監査の結果、改善が必要な法人へ監査結果通知及び改善報告様式の２つのデータをメールにて送付していますが、今回、その結果通知等を送付する際、別法人に関するデータを添付して送信してしまいました。

2．経過

　令和7年12月18日（木曜日）、法人Ａあてに、監査結果通知及び改善報告様式のデータを添付したメールを送信後、メールを受信した同法人から、メールに添付されている監査結果通知等が他法人のものであると連絡がありました。

　送信メールを改めて確認したところ、法人Ｂのデータを添付して送信していました。メールの送信にあたり、前回通知した法人Ｂへの同様のメールを編集してメールを作成し、前回添付していた同法人のデータを添付したまま送信していたことがわかりました。

　送信メールの内容確認後、メールを受信した法人Ａへは、誤ったデータ添付の経緯の説明と謝罪の連絡を行いました。

　また、今回のメールに誤ってデータを添付した法人Ｂについては、12月19日（金曜日）に直接訪問し、経緯の説明と謝罪を行いました。

3．原因等

　メールの送信にあたり、送信履歴にあった同様のメールを編集してメールを作成し、添付データの削除及び追加、送信時の再度の確認を怠っていたものです。

4．再発防止策

　これまでの取扱いを見直し、今後は、監査結果通知については文書による送付のみとするほか、改善報告様式のデータ（法人に関する情報が含まれないもの）を市ホームページに掲載する等により、監査結果通知等のメールによる送信自体を取り止めることとします。