謝金の支払事務における事務処理ミスについて

総合福祉課が所管する恒富地区高齢者コミュニティセンターの業務において、支払遅延の事務処理ミスが発生しましたので報告いたします。
相手方をはじめ、市民の皆様に深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。

1．概要

恒富地区高齢者コミュニティセンターで開催している生きがい体験学習講座の2月分の講師謝金（8名分・計100,800円）について、通常であれば翌月の3月20日頃までに支払うところですが、支払が遅延してしまいました（4月11日支払）。

2．経過

令和7年4月2日（水曜日）、生きがい体験学習講座の講師から、2月分の謝金が未入金であり確認を求める内容のメールがありました。

このメールについて、総合福祉課のメールソフトで迷惑メールに振り分けられていたことから、メールに気づいておりませんでした。

4月7日（月曜日）、同講師から、2月分の謝金の支払確認を求めるとともに、問い合わせメールをしたが返答がない旨の市民の声が届きました。

総合福祉課において、謝金支払に関する状況について確認したところ、支払事務が滞っていたことが判明しました。このため、至急で支払事務を進めるとともに、同講師に連絡をとり、メールへの対応が遅くなったこと、支払遅延についてお詫びするとともに、至急で支払事務を進めており、支払日が決まり次第連絡する旨を報告しました。

翌4月8日（火曜日）に支払手続が進み、支払予定日（4月11日）が確定したことから、同講師に、改めてお詫びと支払予定日の連絡をしました。また、併せて、同日及び翌日に、他の講師（7名）にも連絡をとり、支払遅延のお詫びと支払予定日をお伝えしました。

4月11日に、謝金の支払を行いました。

3．原因等

この講師謝金の支払事務においては、講師からの請求書の提出等は必要なく、各月の講座の開催実績報告を踏まえ、支出負担行為書を作成し、決裁後すぐに支出命令書を作成する手順になります。しかしながら、今回は、業務輻輳のなか、請求書等の提出を受けて支出命令書を作成する他の支払事務の手順と混同し、支出命令書の作成に至っていなかったものです。

また、4月2日のメールが迷惑メールに振り分けられていた原因を確認したところ、総合福祉課のメールソフトにおいて、Gmailアカウントのメールを迷惑メールとして振り分ける設定がされていたことが判明しました。

4．再発防止策

上記のとおり、この謝金の支払事務に関しては、一般的な手順と異なり、支出負担行為書の決裁後に、請求書の提出等を受けることなく、支出命令書の作成を行うことになるため、支出負担行為書に、決裁後に支出命令書の作成を行うことを明示することとします。

さらに、メールの確認が遅れた原因になった総合福祉課のメールソフトにおけるGmailアカウントのメールを迷惑メールとして振り分ける設定については、設定を解除しました。メールに適宜対応できるよう、定期的に確認を行います。