飼い犬の登録に係る事務処理ミスの発生について

1．概要

　犬の飼い主には、狂犬病予防法に基づき、飼い犬の生涯1回の登録義務があります。

　今回、飼い犬の登録申請受付後の登録処理において、同姓同名の別人を誤って登録しており、毎年3月に市内の犬の飼い主に発送する狂犬病予防注射の案内文書を同姓同名の別人に誤って発送していたことが判明しました。

　なお、誤って発送した案内文書には、犬の名前、種類、性別等のみの記載であり、本来、登録される方の個人情報は記載されておりませんでした。

2．判明までの経緯

　令和6年8月21日にＡ様より、犬の登録申請書が提出され、本課の畜犬登録システムへの入力処理を行いました。

　このシステムは住民票情報と紐づけられており、申請書の氏名を検索し、候補者の一覧が表示された中から選択して入力を行っております。

　令和7年3月13日付で市内の飼い主宛に狂犬病予防注射案内文書を発送したところ、3月24日にＢ様が来課され、犬を飼っていないのに予防注射案内の文書が届いたとの指摘がありました。その場で8月21日に提出された犬の登録申請書及び畜犬管理システムの内容を確認したところ、同姓同名の別人で登録処理をし、案内文書を誤って送付していたことが判明したため、事務処理ミスについての経緯及び個人情報の流出がないことを説明するとともに、謝罪を行いました。

3． 発生原因

　飼い犬の登録申請に基づく畜犬管理システムへの入力の際に確認が不十分であったことと、一連の事務処理を担当者のみで完結しており、入力後の個別の情報を帳票等で確認及び決裁処理を行っていなかったため、チェック体制が不十分でした。

4． 対応

　本来、登録すべき飼い主であるＡ様には、3月28日に今回の事務処理ミスについての経緯及び個人情報の流出はないことを説明し、謝罪を行いました。

5． 再発防止策

　飼い犬の登録申請受付から畜犬管理システムへの入力処理までを担当者のみで完結していたため、今後は、登録申請書と入力後の個別の登録台帳を紙で出力し、正副担当でチェックをした上で課長までの決裁処理を行うこととしました。