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後期高齢者医療保険に係る発送文書の誤送付及びそれに伴う個人情報の漏えいについて
後期高齢者医療保険における被保険者に対して通知する発送文書について、この度、誤送付による情報漏えいが2件ありましたことを報告いたします。
被保険者の皆様、そして関係者の皆様に多大なるご迷惑とご心配をおかけすることになり、深くお詫び申し上げます。
【事案1】後期高齢者仮徴収額変更決定通知書の発送業務に伴う個人情報の漏えい
【概要】
後期高齢者医療制度において、保険料を年金から徴収する方は、当該年の7月に当該年度の保険料を決定し通知していますが、同通知書で翌年度の4月、6月、8月に特別徴収される仮徴収額もあわせて通知しています。
このため、被保険者の死亡等によって、翌年度の仮徴収額に変更が生じ、年金からの特別徴収が中止される場合には、御親族等に対し、後期高齢者医療仮徴収額変更決定通知書・後期高齢者医療保険料更正通知書兼特別徴収中止書（以下「通知書」）をお送りすることになります。
この発送作業は、死亡や所得更正等によって保険料に変更が生じた方のデータを、毎月まとめて通知書の封入作業を委託している業者に送り、委託業者がデータから通知書を印刷し、窓あき封筒に仮封入した後、本課に戻り、本課では、もう一度職員が住所の間違い等をチェックしてから発送するという流れでしたが、委託業者にデータを送った後に、ご親族からの届け出により送付先の変更が生じた場合には、仮封入された封筒の中から対象者の通知書を抜き出し、正しい送付先を手書きした別の封筒に入れなおして発送しています。
今回、5月14日に136名の被保険者に対する通知書を発送しましたが、このうち、亡くなられた1名の被保険者（以下「A氏」）への通知書について、委託業者にデータを送った後に、ご親族から送付先変更についての届出があり、業者から戻ってきた136通の仮封入の封筒の中からA氏の通知書を抜き出して御親族の送付先に送るべきところ、誤って別の方（以下「B氏」）の通知書を引き抜き、A氏の御親族の送付先にB氏の通知書を送付したことにより、B氏の個人情報が漏洩してしまったものです。
その後、5月20日にA氏の御親族から本市へ郵便物が返却されたことで誤送付が判明しました。
【発生原因】
今回は、通知書の引き抜きと届出を踏まえた変更後の送付先への通知書の入れ直し作業等を担当者2人がダブルチェックしつつ行っておりましたが、年度替わりの担当業務替えなどもあったため、確認作業が十分にできておらず、A氏ではなく、B氏の通知書を引き抜き、A氏宛先の封筒に封入し送付してしまいました。
【情報漏えいの件数】
1件
【情報漏えいした個人情報の内容】
氏名、住所、生年月日、被保険者番号
【事案発生後の対応】
- B氏のご親族への対応
B氏のご親族（妻）に直接謝罪し、B氏の通知書をお渡ししました。 - A氏のご親族への対応
A氏が以前入居されていた施設に届いていた通知書を回収し、A氏のご親族にお渡ししました。
【再発防止策】
- 個人情報が記載された文書を発送する際には、誤送付が個人情報の漏えいとなることを、都度職員に認識させ、作業を始めるよう徹底してまいります。
- 送付先変更に係る通知書の発送業務を行う場合は、通知書の記載内容を確認する担当者が、通知書の確認から封入までの一連の作業を行い、その後に別の職員がダブルチェックを行うよう業務手順を見直します。また、他の業務への対応などによる本件業務の中断により封入作業等に支障がでないように、別室で作業を行うなど業務環境の見直しを図ります。
事案1に関するお問合せ先
市民環境部 国民健康保険課 賦課係
〒882-8686 宮崎県延岡市東本小路2番地1
Tel:0982-22-7057 Fax:0982-33-5839
【事案2】後期高齢者医療高額療養費支給申請書の発送業務に伴う個人情報の漏えい
【概要】
後期高齢者医療の被保険者が、疾病等により医療機関を受診した際の医療費が高額である場合は、支払額の自己負担限度額を超えた部分が、高額療養費として被保険者に支払われます。
高額療養費の申請の際に必要な手続きのため、「高額療養費の支給申請について（お知らせ）」及び「後期高齢者医療高額療養費支給申請書」（以下「申請書等」）の発送については、後期高齢者医療広域連合（以下「広域連合」）から送付される「後期高齢者医療高額療養費支給対象者リスト」（以下「リスト」）を基に確認し、発送事務を行っています。この度、同姓であり住所が同町の男女2名の方を同一世帯と誤認し、別住所の方の申請書等を誤って同封し送付したことにより個人情報が漏えいしました。
【発生原因】
本課では郵便料を削減するため、広域連合より送付されたリスト中にご夫婦など同一世帯の方がいる場合は、一つの封筒にまとめて送るようにしています。今回、リスト中の1名の男性（以下「A氏」）と1名の女性（以下「B氏」）について、住基システムを用いて世帯情報を照合した際に、同姓であり、住所が同町であったことから、A氏とB氏を夫婦であると誤認してしまいました。そのためA氏とB氏を1世帯とした誤ったエクセル表を作成し、このエクセル表を基に封入作業を行ったことから、担当者は、両氏を同一世帯と誤認したままA氏の封筒にB氏あての申請書等を封入しました。さらに他の職員による再チェックにおいても別世帯であることを発見できず、そのまま発送してしまいました。
その後、5月22日にA氏のご親族から広域連合に問い合わせがあったことで、誤送付が判明しました。
【情報漏えいの件数】
1件
【情報漏えいした個人情報の内容】
氏名、住所、被保険者番号、支給決定額
【事案発生後の対応】
B氏を訪問し謝罪を行い、御本人宛の申請書等をお渡ししました。また、A氏についても訪問し謝罪を行い、B氏の申請書等の回収を行いました。なお、今回作成したエクセル表について、再確認を行った結果、本件と同様の事案が他にはないことを確認しました。
【再発防止策】
- これまで、経費削減のため送付対象者が同一世帯であれば同じ封筒で送っていましたが、本来であれば、個人宛の通知であるため個別に送付するべきものでありました。このため、これまでのエクセル表を別途作成して同一世帯であれば通知書を併せて送付していた業務を改め、広域連合から送付されるリストを基に、同一世帯であるか否かにかかわらず、窓あき封筒にて対象者本人に個別に発送を行います。
- 個人情報が記載された文書を発送する際には、誤送付が個人情報の漏えいとなることを、都度職員に認識させ、作業を始めるよう徹底してまいります。
本件2件の事案、再発防止につきましては、5月26日に市個人情報保護委員会を開催し、委員である部局長を通じて庁内に情報共有し、市全体の事務処理ミス防止、個人情報漏えいの防止を図りました。
事案2に関するお問合せ先
市民環境部 国民健康保険課 総務係
〒882-8686 宮崎県延岡市東本小路2番地1
Tel:0982-22-7013 Fax:0982-33-5839
