市営住宅敷地内の自動車の保管場所使用承諾証明書の申請書類の一時紛失と証明書発行遅れについて

建築住宅課において、職員が市営住宅の入居者の方から提出された自動車の保管場所使用承諾証明書の申請書類を紛失したうえ、申請者からのお問い合わせにより、約1ヶ月以上たっても同証明書類の発行業務がなされていなかった事案が発生しましたので、報告します。

対象者の方をはじめ、市民の皆様に深くお詫び申し上げるとともに、再発防止を徹底してまいります。

1.事務処理ミスの概要

令和6年3月15日、建築住宅課窓口において、市営住宅に入居されている方から自動車の保管場所使用承諾証明書（以下「証明書」とします。）の発行依頼があり、住所、氏名、電話番号が記入された申請書類1枚（以下「書類」とします。）を受け取りましたが、書類を未処理ボックスなどに保管しないなど、ぞんざいに取扱い、紛失していました。

その後、令和6年4月25日に、ご本人様から証明書がまだ発行されていないことについて問い合わせがあり、書類を受け取った職員（以下「当該職員」とします。）は、受け取った書類を紛失していたことや証明書を発行する手続きを行っていなかったことに気づいたところです。

当該職員は、書類を保管した場所を失念し、ぞんざいに取り扱っていたため、すぐに見つけることができなかったことから、申請者に対し、紛失してしまったことを伝え、改めて書類への住所、氏名、電話番号の記入をお願いし、翌日の令和6年4月26日には、ご本人によって証明書へ住所等をご記入していただき、令和6年4月30日に証明書を発行したところです。

令和6年3月15日に証明書の発行依頼を受けて、約1ヶ月半の期間を要してしまい、ご本人様に大変ご迷惑をおかけしました。

なお、最初にご提出いただいた書類につきましては、申請者からの苦情が市長に寄せられ、市長から連絡を受けて課内を探したところ、別の書類に混じって保管されていたことが4月28日に確認されましたので、同日ご本人に返却し、個人情報の漏洩は発生しておりません。

2.対象人数

1名

3.発生原因

そもそも個人情報が記載された書類の取扱には十分な注意が必要であるにもかかわらず、杜撰な取扱いを行っていたために、このような問題を起こしました。

また、証明書の発行業務については、指定管理者に業務委託している市営住宅については指定管理者、その他の市営住宅については市が受け付けており、今回の事案については、指定管理者が管理している団地でしたので、本来なら指定管理者に発行依頼をしていただく必要がありましたが、わざわざ来課していただいたので書類をお預かりし、証明書発行業務担当者から指定管理者へ書類を送付する必要がありましたが、書類を受け取った際に記入する「相談・書類受付簿」に記入しなったことや、書類が他の資料と紛れ所在不明となったことから、事務処理の進捗確認が係内で出来ず、申請者ご本人からの問い合わせにより、証明書の発行がなされていないことが判明したものです。

4.対応等

令和6年4月28日、申請者本人に謝罪し、併せて不明となっていた自動車の保管場所使用承諾証明書を返却しました。

また、再度提出していただいた自動車の保管場所使用承諾証明書は手続きが整い、令和6年4月30日に申請者本人へお渡しました。

5.再発防止策

・窓口対応の相談記録を確実に「相談・書類受付簿」に残すとともに、係内で情報を共有し、対応・進捗状況を複数人によりチェックします。

・窓口で預かった書類で対応が必要なものについては、未処理ボックスを設置し書類の紛失等が起こらないよう文書管理を徹底します。

・窓口対応時の注意事項をまとめたマニュアルを整備します。

・すべての課員に、個人情報の取扱いや受付事務の流れ、文書の取扱等について研修を行い、同じことを二度と繰り返さないよう教育を徹底します。