一般廃棄物処理手数料の減免案内に関する介護保険課でのデータの抽出処理の誤りについて

　介護保険課がデータ抽出処理を誤ったことにより、資源対策課の一般廃棄物処理手数料減免の案内をすべき方への送付が一部漏れていたことが判明いたしましたので、報告いたします。
　対象者の方々をはじめ、市民の皆様に深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。

1．減免案内対象者の一部抽出漏れの概要

　本市では、延岡市廃棄物の処理及び清掃に関する条例並びに規則に基づき、介護保険法に規定する要介護状態区分が要介護4又は要介護5の方には、資源対策課が、一般廃棄物処理手数料の減免案内及び申請書を送付し、在宅生活の方に対し、申請に応じて減免（指定ごみ袋の交付）を行っています。
　減免案内対象者については、介護保険課が、毎月、該当する方のデータの抽出処理を行い、当該データを資源対策課に提供しています。
　令和6年2月下旬、本来減免案内対象者となる方の担当ケアマネージャー様からの情報提供により、対象者とすべき方のデータが一部漏れていたことが判明し、介護保険課で精査したところ、令和5年4月の人事異動でデータ抽出を行う担当者が変わった際、事務引継ぎに不備があったことから、同月以降に介護保険課にて行った減免案内対象者のデータ抽出処理に誤りがあったことが判明したものです。

2．データ抽出処理誤りの詳細

　介護保険課では、減免案内対象者のデータを絞り込むため、「認定月（要介護状態区分が決定した月）」と「認定開始日（決定した要介護状態区分の開始日）」の、2つの抽出条件を設定し、データ抽出処理を行った上で、減免案内と申請書を送付する対象者リストを作成し、資源対策課に渡しています。
　一つ目の抽出条件である「認定月」については、「処理月の前月」としており適正に設定していましたが、二つ目の抽出条件である「認定開始日」について、本来、更新申請（認定期間終了前に行う介護認定の継続申請）の方を考慮し、「処理月の翌月の1日以前」と設定しないといけないところ、誤って「処理月の1日以前」と設定してしまったため、「認定開始日」が「処理月の翌月の1日」となる方の抽出が漏れてしまったものです。（更新の方の認定は各月1日に行っています。）
　また、この抽出処理は毎月行っており、人事異動で担当者が変わった令和5年4月から令和6年2月まで、上記に示した誤った抽出条件にてデータ抽出処理を行ってしまっていたものです。

（例）令和5年4月に抽出処理を行った際の抽出条件

• 認定月の設定
  令和5年3月（処理月の前月）
• 認定開始日の設定
  担当者は「令和5年4月1日以前」（処理月の1日以前）としてしまっていたが、正しくは「令和5年5月1日以前」（処理月の翌月の1日以前）とすべきであった。
• 抽出が漏れた方
  更新申請により認定開始日が「令和5年5月1日」となる方（この方はその後も抽出されない状態が続いていた。）
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なお、令和5年3月以前のデータ抽出処理の誤りはありません。

3．対象人数

62名（減免案内送付が漏れていた方）

4．今後の対応

　対象の方に対し、早急に謝罪文と減免申請に関する案内文書を送付します。その後、減免申請があった方のうち、減免事由に該当する方については、減免（指定ごみ袋の交付）を行います。

5．再発防止対策

　今後は「認定開始日」を適正に設定し対象者のデータ抽出処理を行うとともに、職員確認用として、データ作成の際に設定した認定日や認定開始日などの抽出条件の情報が一目でわかる資料を新たに作成し、必ず複数の職員で確認作業を行います。
　また、今後の担当者変更の際には、事務引継ぎを確実に行い、抽出処理に誤りがないよう既存マニュアルの改定を行うなど、再発防止策を徹底します。